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邵陽市對外文化交流協會印章、文件管理制度

來源:邵陽市對外文化交流協會撰稿:侯秋月時間:2013-09-18點擊:

第一條  為確保本會各項工作規范、高效、優質, 依據《湖南省行業協會管理辦法》和《邵陽市對外文化交流協會章程》制定本制度。
第二條  秘書長是本會印章、文件管理的負責人,秘書處是印章、文件管理的責任部門,各部(室)依照本管理制度履行職責。
第三條  秘書處行文使用兩個文號,即“邵協字”和“邵協秘字”。“邵協字”適用于以本會名義發出的文件,包括上行文、對理事單位等的正式文件,該文號需加蓋本會印章。“邵協秘字”是以秘書處的名義發出的文件,主要是各部(室)具體業務工作文件和秘書處的內部事務管理文件等,該文號需加蓋秘書處印章。
第四條  各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核,理事或秘書長批示簽發,負責文件編號承印等工作。
第五條  以“邵協字”發出的各類文件需經本會理事長簽發,以“邵     協秘字”發出的各類文件需經本會秘書長簽發。
第六條  行文執行登記制度,由秘書處專人負責。
第七條  各類文件行文需使用《邵陽市對外文化交流協會行文呈批表》。
第八條  各級單位的來文來函或網上下載的各類文件,由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。
第九條  秘書處根據來文來函的保密等級填寫《協會文件傳閱處理表》,報秘書長或本會領導閱批。
第十條  每年本會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊,標識后歸檔保存。
第十一條  本會的印章和業務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
第十二條  秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄,并設專人負責此項工作。
第十三條  “邵陽市對外文化交流協會”、“邵陽市對外文化交流協會秘書處”印章使用的審批權限由本會常務理事會審議核定。
第十四條  本會財務專用章由本會主管會計負責保管,按有關財務管理的規定使用印章。
第十五條  印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章,并不得帶離本會辦公場所。
第十六條  本會授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等,由專人保管,經會長批準后開具,并留底備查。
第十七條  本制度經理事會審議通過后生效,由理事會解釋。
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